In den vergangenen Jahren gab es in der Rechtsprechung zahlreiche Entscheidungen, die die Anforderungen an die schriftliche BEM-Einladung deutlich haben komplexer werden lassen. In vielen Fällen der Fehlerhaftigkeit wurde zum Nachteil für den Arbeitgeber geurteilt. Deshalb gilt es, die nötigen Anforderungen genauer zu beleuchten.
Zwingend notwendig ist der Hinweis auf Freiwilligkeit des BEM sowie die jederzeit bestehende Möglichkeit für die BEM-berechtigte Person, die Zustimmung zur BEM-Teilnahme zurückzunehmen, bei gleichzeitigem Hinweis auf mögliche Konsequenzen. Außerdem müssen die konkreten Ziele des BEM dargestellt werden. Erklären Sie, dass es in einem BEM darum geht, gemeinsam nach Möglichkeiten zu suchen, wie die Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden werden und mit welchen Leistungen oder Hilfen erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann.
Wer wird an einem BEM beteiligt? Das kleinste BEM-Team besteht aus der BEM-berechtigten Person und der/dem vom Arbeitgeber benannten BEM-Beauftragten. Die BEM-berechtigte Person ist komplett frei in ihrer Entscheidung, auch weitere BEM-Beisitzende wie zum Beispiel den Betriebs- oder Personalrat, die Schwerbehindertenvertretung (falls die/der Beschäftigte schwerbehindert oder gleichgestellt ist), die/den Betriebsärztin/-arzt, die Rehabilitationsträger, falls Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben in Rede stehen, oder das Integrationsamt miteinzubeziehen. Die/der BEM-Beauftragte sollte hier gerne beratend zur Seite stehen, doch über eine finale Teilnahme entscheidet nur die BEM-berechtigte Person. Auch darf diese eine betriebsfremde Vertrauensperson eigener Wahl zum BEM hinzuziehen (Ehepartner, Rechtsbestand, Gewerkschaftsvertreter, etc). Diese Option muss ausdrücklich im Einladungsschreiben formuliert werden.
Oft wird der Betriebsrat als fester Bestandteil des BEM-Teams genannt. Dies ist so rechtswidrig. Dreh- und Angelpunkt des BEM ist die BEM-berechtigte Person und außer der/dem BEM-Beauftragten muss zwingend jede weitere Person konkret von der BEM-berechtigten Person benannt werden. Eine Vorformulierung oder ein Opt-out ist also nicht zulässig. Besser ist es, auf dem Antwortbogen gegebenenfalls schon entsprechende interne Ansprechpartner anzubieten und gleich ein Feld für die optionale externe Vertrauensperson frei zu lassen.
Das Thema Datenschutz ist der zweite wichtige Baustein für eine korrekte Einladung. Diese sollten Sie in einer separaten Anlage (z. B. Datenschutzerklärung) beifügen. Weisen Sie unbedingt auf Art und Umfang der für das BEM erhobenen und verwendeten Daten hin und stellen Sie klar, dass nur solche Daten erhoben werden, deren Kenntnis erforderlich ist, um ein zielführendes BEM durchführen zu können. Sie müssen ebenfalls klar darlegen, welche Krankheitsdaten – besonders schützenswerte Daten – erhoben und gespeichert werden und inwieweit und für welche Zwecke sie dem Arbeitgeber zugänglich gemacht werden. Nehmen Sie auch auf, dass keine sensiblen Daten ohne ausdrückliche schriftliche Einwilligung der BEMberechtigten Person an den Arbeitgeber oder andere Personen gelangen dürfen.
Dem Arbeitgeber obliegt auch die Nachweispflicht einer rechtskonformen Einladung. Benennen Sie im Einladungsschreiben ein konkretes Datum, bis zu dem eine Antwort zu erfolgen hat. Es liegt in Ihrer Verantwortung, die Rückläufer Ihrer BEM-Einladungen zu überwachen. Eine Nichtreaktion ist nicht in jedem Fall automatisch gleichzusetzen mit einer Ablehnung des BEMs. Antwortet die BEM-berechtigte Person nicht, so kann es ratsam sein, eine erneute Einladung mit Einschreiben zu versenden. Die Einladung sowie die Antwort dürfen in der Personalakte abgelegt werden. Alle anderen Dokumente, die das BEM betreffen, sind in einer BEM-Akte separat von der Personalakte zu führen. Zugriff auf die BEM-Akte haben nur der BEM-Beauftragte sowie auf Wunsch die BEM-berechtigte Person sowie gegebenenfalls die Vertrauensperson und BEM-Beisitzende. Achtung! Denken Sie daran, dass Sie im Falle der BEM-Ablehnung mit diesem Tag die neue Zählung der AU-Tage der/des Beschäftigten beginnen müssen, um eine erneute BEM-Berechtigung festzustellen (siehe Teil 1 der Artikelreihe).
Die Formulierung einer rechtskonformen Einladung inklusive der Datenschutzerklärung, die die BEM-berechtigte Person nicht verschreckt, sondern die sachlich klar die Chancen des BEM skizziert, ist also eine nicht zu unterschätzende Herausforderung.
In Teil 3 unserer Artikelreihe werden wir Ihnen die notwendigen Elemente eines erfolgreichen BEM-Gesprächs vorstellen.
Foto: Clarzeit
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