Vorneweg gilt es zu betonen, dass jedes Gespräch im BEM der Schweigepflicht unterliegt. Nichts von dem Besprochenen darf ohne ausdrückliche Zustimmung durch die BEM-berechtigte Person an Dritte gelangen.
Im Informationsgespräch, das oft den ersten persönlichen Kontakt zwischen der BEM-berechtigten Person und der oder dem BEM-Beauftragten darstellt, gilt es, direkt eine vertrauensvolle Gesprächsatmosphäre zu schaffen und zunächst rein sachlich über die Rahmenbedingungen und Ziele des BEM zu informieren.
Nimmt die BEM-berechtigte Person das BEM an, so gilt es, diese Vertrauensbasis im Beratungsgespräch weiter auszubauen und zu vertiefen. Schaffen Sie hierfür eine angenehme und vertrauensvolle Gesprächsatmosphäre, in dem Sie respektvoll, wertschätzend und vorurteilsfrei auf die BEM-berechtigte Person eingehen. Zeigen sie Verständnis für ihre oder seine Situation, Sichtweise sowie Bedürfnisse und holen Sie die BEM-berechtigte Person da ab, wo sie steht. Nehmen Sie als BEM-Fallmanagerin oder -manager eine systemisch-lösungsorientierte Haltung ein. Üben Sie sich besonders in Toleranz, Nicht-Urteilen und Zurückhaltung. Halten Sie zunächst bewusst eigene Zielvorstellungen und Ratschläge zurück. Seien Sie empathisch und achten Sie darauf, wie die BEM-berechtigte Person die Situation beschreibt und was für die Person von Bedeutung ist. Schaffen Sie eine Gesprächsgrundlage, in der sich die BEM-berechtigte Person für den Dialog und die Zusammenarbeit öffnen kann. Erforschen Sie die aktuelle Situation durch offene Fragen und aktives Zuhören und achten Sie stets auf einen konstruktiven Gesprächsfluss, so dass Sie als BEM-Fallmanagerin oder Fallmanager viele Informationen erhalten, die Sie während ihres weiteren Vorgehens im BEM zielgerichtet einsetzen können.
Nutzen Sie für das detaillierte Nachfragen insbesondere systemisch-lösungsorientierte Fragen, um ein ganzheitliche Sicht der Situation zu erhalten. So erhalten Sie durch Antworten ein umfassendes Bild von der Situation, den Ursachen, den Möglichkeiten, Bedürfnissen und Zielen. Durch Skalenfragen bekommen Sie darüber hinaus Hinweise über den aktuellen Stand, indem Sie die BEM-berechtigte Person bitten, sich einzuordnen.
BEM-Fallmanagerinnen und -manager benötigen also nicht nur eine fundierte Ausbildung in der aktuellen Rechtsprechung rund um BEM, sondern auch eine qualifizierte Ausbildung in Gesprächsführung und dem systemischen Coaching.
Gerade wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Personalbereich die Funktion der oder des BEM-Beauftragten übernehmen, ist Rollenklarheit ein weiterer sehr wichtiger Punkt für ein erfolgreiches BEM. Die oder der BEM-Beauftragte ist neutral und sitzt sozusagen zwischen den Stühlen aller Beteiligten. Sie/er vermittelt, erklärt, analysiert, sortiert und artikuliert, ohne eine eigene Meinung zu vertreten. Sie/er ist weder auf der Seite des Arbeitgebers noch auf der der oder des Beschäftigten, sondern übernimmt die Rolle des Vermittelnden. Dies ist eine gänzlich andere Rolle als beispielsweise als HR (Human Resources) Business Partner.
Darüber hinaus ist es wichtig, als BEM-Fallmanagerin oder Fallmanager über eine eigene gute Abgrenzung zu verfügen, um die Schicksale nicht zu nah an sich heranzulassen. Regelmäßige Supervisionen runden das Qualifizierungsprofil ab, um ein BEM zum Win Win für Beschäftigte und Arbeitgeber werden zu lassen.
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