Wichtige Besprechungen laufen jetzt per Telefonkonferenz, oftmals mehrere am Tag. Damit dies möglichst problemlos abläuft, bietet die Kampagne "kommmitmensch" der Berufsgenossenschaften und Unfallkassen die wichtigsten Tipps für eine entspannte Telefonkonferenz.
Die "Telko", ob online oder per Telefon, ist momentan für viele ein beliebtes Mittel, um sich mit Externen oder im Team zu besprechen – so kann man Büroarbeit von zu Hause verrichten und bleibt trotzdem im Austausch. Damit das für alle gleichermaßen entspannt abläuft, gilt es, einige Regeln zu beachten.
Gute Vorbereitung, keine Tippgeräusche und direkte Ansprache
Grundsätzlich sollten Zeit, Agenda und Einwahldaten allen Teilnehmenden rechtzeitig via E-Mail oder Kalendereintrag mitgeteilt werden. Teilnehmende der Telefonkonferenz sind pünktlich und wählen sich zwei bis drei Minuten vor dem vereinbarten Termin ein. Notizen sind eine wichtige Gedankenstütze – doch Tippgeräusche können stören. Das kann vermieden werden, indem das Mikrofon stumm geschaltet wird. Auch sollten alle beachten: In einer Telefonkonferenz ist kein Blickkontakt möglich. Personen, die direkt angesprochen werden, müssen also beim Namen genannt werden.
Keine Störgeräusche zur guten Verständigung
Ein ruhiges Umfeld macht die notwendige Konzentration deutlich leichter und andere Teilnehmende werden durch Hintergrundgeräusche nicht abgelenkt. Es ist also wichtig, sich in einen ruhigen Raum mit Schreibtisch zurückzuziehen – nach Möglichkeit auch ohne Haustiere im Raum – und bei Störgeräuschen das Mikrofon stumm zu schalten.
Die Herausforderung: Eine Telefonkonferenz mit Kindern im Haus
Eine besondere Herausforderung ist das Homeoffice für alle, die nun mit ihren Kindern zu Hause sind. Vor allem gilt es hier, nicht ungeduldig zu werden: Gerade für Kinder ist dies eine ganz neue Situation und für sie ist es noch schwieriger, sich darauf einzustellen, als für Erwachsene. Was Kinder ab einem bestimmten Alter aber durchaus verstehen: Trotz Anwesenheit ist keine dauerhafte Verfügbarkeit gegeben und für die Arbeit wird Ruhe benötigt. Dabei hilft, Zeiten zu vereinbaren, an denen Eltern für ihre Kinder "ansprechbar" sind.
Moderation – das Augenpaar der Konferenz
In einem Präsenzmeeting können alle Teilnehmenden sehen, wer anwesend ist und wer gerade spricht. In der Telefonkonferenz sind die Moderatorin oder der Moderator das "Augenpaar" für alle Teilnehmenden. Aufgabe ist es, die fehlenden visuellen Informationen für die Runde hörbar zu machen.
Zum Umgang mit der Technik
Keine falsche Scheu: Teilnehmende können andere darauf hinweisen, wenn sie schlecht zu verstehen sind. Sind einzelne besonders laut und stechen hervor, benutzen sie womöglich ein Headset. Abhilfe schafft eine größere Entfernung des Mikrofons zum Mund. Bei kurzer Abwesenheit empfiehlt es sich, nicht auf "on Hold” schalten – dadurch kann die ganze Telefonkonferenz durch Warteschleifenmusik oder eine nervige Ansage gestört werden.
Wenn das Konferenzsystem die Möglichkeit bietet, parallel einen schriftlichen Nachrichtenaustausch oder Chat durchzuführen, können Wortmeldungen auch auf diesem Wege erfolgen. Unterbrechungen werden so minimiert.
