Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen

Einleitung

„Der Arbeitgeber hat durch eine Beurteilung der für die Beschäftigten mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdung zu ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind.“ Seit 1996 überträgt das Arbeitsschutzgesetz (s. „Weitere Infos“) dem Arbeitgeber mit § 5 (1) die Pflicht zur Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen und listet in § 5 (3) detailliert auf, welche Faktoren oder funktionalen Zusammenhänge („Umgang“, „Zusammenwirken“) eine Gefährdung begründen können. Da diese Gefährdungen gemäß § 5 (3) lediglich „insbesondere“ zu beachten sind, war die Berücksichtigung weiterer –und somit auch psychischer – Belastungen naturgemäß niemals ausgeschlossen. Da diese allerdings im Gegensatz zu den konventionellen Gefährdungen im Gesetz zunächst nicht explizit genannt waren, wurde in der Vergangenheit die Notwendigkeit, sie in die Gefährdungsbeurteilung einzuschließen, vielfach in Abrede gestellt. Auch ein Verweis auf § 3 der damaligen Bildschirmarbeitsverordnung (s. „Weitere Infos“), in dem es hieß: „Bei der Beurteilung der Arbeitsbedingungen nach § 5 des Arbeitsschutzgesetzes hat der Arbeitgeber bei Bildschirmarbeitsplätzen die Sicherheits- und Gesundheitsbedingungen insbesondere hinsichtlich einer möglichen Gefährdung des Sehvermögens sowie körperlicher Probleme und psychischer Belastungen zu ermitteln und zu beurteilen“, konnte die Skeptiker oftmals nicht überzeugen.

Nachdem der Gesetzgeber „psychische Belastungen bei der Arbeit“ als sechsten Punkt in die Liste der Gefährdungen des § 5 (3) des Gesetzes aufgenommen hat, besteht nunmehr ein zweifelsfreier und nicht mehr zur Diskussion stehender Auftrag an den Arbeitgeber, diesen Aspekt der Arbeitstätigkeit im Hinblick auf den Gesundheitsschutz zu beurteilen.

Folge 1 legt den den Fokus auf den noch bestehenden Nachholbedarf im Hinblick auf die Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen psychischer Belastungen (GPB) sowie auf auf die GPB-Anlässe. Folge 2 geht auf die betrieblichen Akteure ein und stellt die GPB als Projekt vor. Folge 3 beleuchtet Aspekte von Planung und Prozessablauf. Folge 4 befasst sich mit der Kommunikation und der Verfahrensauswahl. In Folge 5 schließlich werden verschiedene Analyseverfahren skizziert und die Maßnahmenumsetzung erläutert.

Planung der Gefährdungsbeurteilung

„Wir müssen mal eine Befragung machen“ könnte die Vorstellung in vielen Betrieben sein, wenn die psychischen Belastungen im Unternehmen beurteilt werden sollen. Wenngleich die Analyse – eine Befragung ist dazu nur eine von mehreren Optionen – meist im Zentrum der betriebsöffentlichen Wahrnehmung steht, darf nicht verkannt werden, dass sie nur einen Teilschritt der gesamten Gefährdungsbeurteilung darstellt. Denn mit dieser soll der Arbeitgeber schließlich auch ermitteln, „welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind“ (s. „Weitere Infos“: Arbeitsschutzgesetz). Eine seriöse Gefährdungsbeurteilung stellt folglich von der Planung bis zur Maßnahmenumsetzung Anforderungen an die inhaltliche, zeitliche und personelle Gestaltung, die von Beginn an zu berücksichtigen sind.

Eine erste Orientierung zum Ablauf der Gefährdungsbeurteilung bieten beispielsweise Leitfragen, wie sie von der Kommunalen Unfallversicherung Bayern (s. „Weitere Infos“) erstellt wurden:

• Ressourcen und Strukturen
• Wird die Gefährdungsbeurteilung (GB) psychischer Belastungen von der obersten Leitung unterstützt? Ist diese bereit, notwendige Veränderungen auch anzugehen?
• Gibt es eine verantwortliche Person für den Gesamtprozess (z. B. Betriebsarzt, BGM-Beauftragter, Fachkraft für Arbeitssicherheit)? Steht dieser Person ausreichend Zeit zur Verfügung?
• Ist ein arbeitsfähiges Projektteam gebildet worden (inklusive Leitung und Personalvertretung)?
• Sind die Fachkraft für Arbeitssicherheit/Betriebsarzt und ggf. weitere betriebliche Instanzen des ASA mit eingebunden?
• Wie werden die Führungskräfte informiert und eingebunden?
• Ist die GB vernetzt mit anderen Gesundheitsprozessen im Haus (z. B. BGM, BGF, Personalent -wicklung)?
• Soll externe Unterstützung in Anspruch genommen werden (z. B. für Auswertung oder Moderation von Workshops)?
• Strategie
• Was ist das Ziel der GB (z. B. Fluktuation verringern, Krankenstand reduzieren, gesetzliche Vorgaben erfüllen)?
• Was soll genau erfasst werden? Sollen neben den psychischen Belastungen z. B. auch körperliche Belastungen erfasst werden?
• Liegen bereits Informationen vor, die Rückschlüsse auf die Gefährdungslage zulassen (z. B. Daten der Krankenkasse, etc.)?
• Welche Tätigkeiten oder Tätigkeitstypen sollen beurteilt werden? Sind bestimmte Tätigkeiten als besonders gefährdend bekannt?
• Sollen Beobachtungsverfahren, Fragebögen oder moderierte Gruppenverfahren eingesetzt werden?
• Wie werden aus quantitativen Ergebnissen einer Befragung Maßnahmen abgeleitet (z. B. Workshops)?
• Wie sieht der grundsätzliche zeitliche Rahmen aus (Beginn, Dauer, Ende)?
• Wie wird die GB als kontinuierlicher Verbesserungsprozess im Betrieb implementiert (z. B. im Rahmen von Gesundheitszirkeln)?
• Vorgehen
• Wie sollen die Beschäftigten informiert und für die Teilnahme motiviert werden (Personalversammlung, Intranet etc.)?
• Soll ein Pilotprojekt in einem Bereich durchgeführt werden?
• Wie wird die freiwillige Teilnahme gewährleistet (geschützte und nicht kontrollierbare Abgabe)?
• Wie wird Anonymität und Datenschutz gewährleistet (keine personenbezogene Auswertung möglich)?
• Wie soll mit Ergebnissen umgegangen werden? Wer erhält wann welche Ergebnisse?
• Wer präsentiert die Ergebnisse wem?
• Wer legt fest, welche Maßnahmen umgesetzt werden?
• Wie wird die GB dokumentiert?
• Wie wird der Erfolg überprüft (z. B. erneute Befragung nach 2 Jahren)?

Es wird sich bewähren, in einem initialen Brainstorming die Gedanken, Fragen, Ideen, Vorschläge, Kritiken, Erfahrungen und Wünsche der Projektmitglieder zusammenzutragen, zu clustern und zu dokumentieren und im Projektverlauf fortzuschreiben. Damit ist gewährleistet, dass nützlicher, kreativer Input nicht im Laufe des Projekts aus dem Fokus gerät oder wesentliche Aspekte der Gefährdungsbeurteilung im Laufe des Projekts sogar vergessen werden.

Abschluss einer Betriebsvereinbarung

Mitunter wird der Wunsch geäußert, die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen in den formalen Rahmen einer betrieblichen Vereinbarung zu betten (Wihan 2017). Grundsätzlich haben immerhin 41,8 % der mitbestimmten Betriebe Betriebsvereinbarungen zu Arbeitsschutz und Gesundheitsförderung abgeschlossen (Baumann u. Maschke 2016; s. auch „weitere Infos“: Wittig-Goetz 2006). Als betrieblicher Konsens bewahren eindeutige Regelungen einerseits vor späteren Diskussionen zu Teilschritten der Gefährdungsbeurteilung und bilden eine geeignete Grundlage für die Wiederholung bzw. Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung. Andererseits ist zu bedenken, dass sich das komplexe Thema in der Regel nur in einem Zeit und Energie konsumierenden Prozess schriftlich fixieren lässt und nachfolgend die Flexibilität, etwa durch Umsetzung von Learnings im Zuge der Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung, durch die Festschreibung der Prozedur möglicherweise beschränkt wird.

Prozessschritte der Gefährdungsbeurteilung

Die strukturierten Prozessschritte der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung entsprechen formal im Wesentlichen dem bei konventionellen Gefährdungsbeurteilungen üblichen Vorgehen. Die Prozessschritte lassen sich in unterschiedlicher Detailliertheit darstellen ( Behörde für Gesundheit und Verbraucherschutz, Amt für Arbeitsschutz 2006; Deutsche Gesellschaft für Arbeitsmedizin und Umweltmedizin 2015; Ministerium für Arbeit, Integration und Soziales des Landes Nordrhein-Westfalen 2016; Wihan 2017; s. auch „Weitere infos“: Kommunale Unfallversicherung Bayern, Bayerische Landesunfallkasse 2016). Wesentliche Elemente sind:

1. Vorbereitung und Planung (Organisation, Informationsbeschaffung, Konzept)
2. Auswahl und Festlegung der Methodik
3. Analyse (Gefahrenermittlung)
4. Defizitanalyse und Gefahrenbewertung
5. Maßnahmenempfehlungen
6. Dokumentation, Aktionsplan, Verantwortlichkeiten, Fristsetzung
7. Genehmigung durch das Management
8. Betriebliche Kommunikation
9. Durchführung der Maßnahmen
10. Wirksamkeitskontrolle
11. Aktualisierung

In Abhängigkeit von der Unternehmensgröße und den zu analysierenden Einheiten und Kollektiven können diese Phasen insgesamt leicht einen Zeitrahmen von einem Jahr beanspruchen (s. „Weitere Infos“:Kommunale Unfallversicherung Bayern, Bayerische Landesunfallkasse 2015). Alle Prozessschritte verlangen eine vollständige Dokumentation, die einer angemessenen Nachvollziehbarkeit und auch einer Auditierbarkeit durch die Aufsichtsbehörden gerecht wird. Es bietet sich an, für die gesamte projektbegleitende Dokumentation eine transparente Struktur vorzusehen. Dazu eignet sich vorzugsweise ein eigenes Intranet-Portal, auf das alle Projektmitglieder Zugriff haben. Neben den Projektphasen lassen sich dort Präsentationen, Protokolle, Verfahrensbeschreibungen und -vergleiche, Tabellen, Listen, Zeitpläne, Korrespondenzen, Verträge, Kommunikationen, Analyseergebnisse und nicht zuletzt die Gefährdungsbeurteilung selbst effizient und transparent archivieren.

Im Laufe des ersten Projektschritts ist im Projektteam zu klären, wie die diversen Unternehmensbereiche, z. B. Abteilungen und Standorte, und die wesentlichen Tätigkeitsschwerpunkte und Berufsgruppen im Unternehmen sachgerecht berücksichtigt werden können. Dabei sollte eine Balance zwischen Präzision und Praktikabilität der Gefährdungsbeurteilung angestrebt werden. Die Differenzierung kleinteiliger Unternehmens- oder Tätigkeitsmerkmale und die Erhebung nachrangiger Attribute (z. B. detaillierte biografische Daten) erzeugen leicht eine Datenflut, deren Auswertung kaum beherrschbar ist, ohne dass sie einen zusätzlichen betriebspraktischen Nutzen und Erkenntnisgewinn generieren würde und ohne dass resultierende Maßnahmen in entsprechender Differenziertheit ergriffen werden könnten.

Stellenwert eines Pilotprojekts

Die Deutsche Gesellschaft für Arbeitsmedizin und Umweltmedizin sieht es für die Effizienz der Gefährdungsbeurteilung unter anderem als Vorteil an, Verfahren und Maßnahmenlösungen zunächst als Pilot an einzelnen Arbeitsplätzen oder in Teilbereichen zu testen, um mit den gesammelten Erfahrungen anschließend weitere Arbeitsplätze und Bereiche zu beurteilen (Deutsche Gesellschaft für Arbeitsmedizin und Umweltmedizin 2015). Daneben ist bedeutsam, dass auf diese Weise Routine und Sicherheit in der Anwendung eines Verfahrens gesammelt werden können. Gleichwohl ist zu bedenken, dass der Arbeitsaufwand, insbesondere für Vorbereitung, Organisation und Methodenauswahl, nicht geringer ist als bei sofortiger Berücksichtigung des gesamten Unternehmens. Je professioneller das Projekt in dieser Phase durchgeführt wird, desto eher sind zumindest keine relevanten Erkenntnisse und Verbesserungspotenziale im weiteren Verlauf anzunehmen. Der Empfehlung einer Pilotphase könnte ebenfalls entgegenstehen, dass Auswahl oder Nicht-Auswahl als Pilotkollektiv emotionale Spekulationen der Beschäftigten über die Gründe hierfür fördern kann. In den meist gut vernetzten Belegschaften ist auch damit zu rechnen, dass sich das Verfahren detailliert, z. B. mit einzelnen Fragen, herumspricht. Dies könnte in Kombination mit dem versetzten Durchführungszeitpunkt die Grundbedingungen der Gefährdungsbeurteilung ändern und möglicherweise auch einen manipulativen Effekt erzeugen.

Durchführungszeitpunkt einer Gefährdungsbeurteilung

Eine Herausforderung stellt die Verständigung auf einen realistischen Zeitpunkt zur Durchführung der Gefährdungsbeurteilung dar. Zahlreiche öffentliche und betriebliche Termine können mit ihr interferieren: Feiertage und Schulferien (bei landesweit agierenden Unternehmen in den Bundesländern zeitversetzt), geschäftliche Quartals- oder Jahresendabschlüsse, Ankündigungen von strukturellen Unternehmensveränderungen, zeitgleiche Diskussionen um einen Stellenabbau, Neueinführung von Arbeitsprozessen und Instrumenten, Saisonaspekte, parallel veranschlagte turnusmäßige Unternehmensumfragen und viele andere Faktoren können die zeitlichen Optionen deutlich einengen und sowohl auf die Teilnahmequote als auch auf das Antwortverhalten Einfluss nehmen.

Schriftliche oder elektronische Durchführung der Gefährdungsbeurteilung

Sofern das ausgewählte Analyseverfahren mit normierten Fragen an die Beschäftigten arbeitet, bedarf es rechtzeitig der grundsätzlichen Überlegung im Projekt, ob sie als Hardcopies an die Beschäftigten ausgegeben werden sollen oder eine elektronische Variante gewählt wird. Nicht alle Verfahren auf dem Markt sind in beiden Versionen verfügbar. Papierfragebogen ermöglichen den Beschäftigten einen guten Überblick über Umfang und Aufbau des Dokuments, ihre Anonymität ist zunächst plausibel und auch Beschäftigten, die keinen eigenen Internetzugang besitzen (etwa an manchen Produktionsarbeitsplätzen), ist die Teilnahme möglich. Aufwändig gestalten sich allerdings die zeitgleiche Verteilung der Fragen im Unternehmen, das Ziel einer hundertprozentigen Erreichbarkeit der Beschäftigten und nicht zuletzt die fehleranfällige manuelle Auswertung.

Während diese Aspekte bei elektronischen Tools keine Bedeutung haben und diese daher meist praktikabler sind, gilt hier den Fragen des Datenschutzes großes Augenmerk. Wer hat Zugriff auf die Daten, wie wird die Anonymität der Beschäftigten glaubwürdig sichergestellt, welche personelle Mindestgröße haben die Auswertungseinheiten, welche Verschlüsselungstechniken kommen zum Einsatz, können Zertifikate vorgewiesen werden, wie ist der Server gesichert, wie werden die Daten gesichert, wann werden die Daten wieder gelöscht, wird mit Authentifizierungscode oder offenem Link gearbeitet? Zur Klärung derartiger Fragen ist die Expertise von Datenschutzbeauftragten einzubinden. Ein verbreitetes Grundmisstrauen von Beschäftigten gegenüber elektronischen Befragungen verlangt die gewissenhafte Berücksichtigung der genannten Aspekte und eine begleitende, überzeugende Kommunikation.

Interessenkonflikt: Der Autor gibt an, dass kein Interessenkonflikt besteht.

Literatur

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Gesamtliteratur:

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Bauer, J.: Screening auf psychische Belastungen. Zbl Arbeitsmed 2016, 66, 43

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