Digitale Technologien und Medien im (mobilen) Arbeitsalltag
Der Trend zur Digitalisierung wurde gerade in der Büro- und Wissensarbeit durch die SARS-CoV-2-Pandemie rasant beschleunigt und auch in Zukunft wird ortsunabhängiges, digitales Arbeiten voraussichtlich an Relevanz gewinnen. Ob am Arbeitsplatz, aus dem Homeoffice oder von unterwegs – immer mehr Menschen werden an unterschiedlichen Orten tätig sein. Durch die technischen Möglichkeiten entsteht ein Potenzial für mehr Selbstbestimmung und eine vereinfachte Vereinbarkeit von Arbeit und Privatem.
Generell bedeutet das Arbeiten im Homeoffice für die Mehrheit der Beschäftigten einen intensiveren Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) während der Arbeitszeit. Diese können in Form von Hardware, Software oder Netzwerken auftreten. So werden beispielsweise größere Teile der persönlichen Kommunikation in der Regel vollständig in die digitale Welt verschoben und ohne Zugriff auf die Unternehmensserver ist eine Erledigung der Arbeitsaufgaben nicht möglich. Im Folgenden sollen einige Herausforderungen des Einsatzes digitaler Technologien und Medien (➥ Abb. 1) mit dem besonderen Fokus auf das mobile Arbeiten und hybride Teams beleuchtet werden.
Nicht verfügbare und fehlerhafte Technologien
Mitunter ist die Nutzung bestimmter Technologien und Medien zum Beispiel durch organisatorische Entscheidungen und Notwendigkeiten der Datensicherheit untersagt. Beschränkte Zugänge zu Netzwerken und anderen digitalen Arbeitsmitteln können den virtuellen Arbeitsraum gerade unter mobilen Bedingungen einschränken. Könnten durch die Anwendung dieser Technologien und Arbeitsprozesse erleichtert und Probleme umgangen werden oder sind diese gar Voraussetzung zur Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen und Organisationen beziehungsweise kann dies für den Arbeitsalltag digital bedingten Stress bedeuten? Auch Fehlfunktionen und instabile Systeme – die Unzuverlässigkeit der Technik also – können negative Auswirkungen haben. Beschäftigte im Homeoffice und an anderen mobilen Arbeitsorten sind stark auf die Verfügbarkeit und Funktionsfähigkeit der IKT angewiesen. Gleichzeitig steigt auch die Eigenverantwortung für die Verfügbarkeit, weil Beschäftigte selbst einen Teil der Arbeitsmittel (wie z. B. Router, Bildschirme und Drucker) bereitstellen. Fällt im Büro die Netzanbindung aus, ist dies ärgerlich genug. Je nach Situation und Deadline kann dies bei den Betroffenen mehr oder weniger Stress verursachen. Die Fehlfunktion und daraus resultierende Einschränkungen für das Arbeitsergebnis sind im ganzen Team ersichtlich und häufig kümmert sich eine zentrale Ansprechperson um die Fehlerbehebung. Außerhalb der Arbeitsstätte betrifft zum Beispiel ein WLAN-Ausfall nur Einzelne. Das Unternehmen erfährt davon nicht zwangsläufig und der oder die Beschäftigte steht im Zwiespalt zwischen der Behebung der technischen Probleme (soweit dies überhaupt möglich ist) und der (offline) Erledigung der eigentlichen Arbeitsaufgabe. Diese daraus resultierende Unklarheit der eigenen Rolle kann Beschäftigte an mobilen Arbeitsorten noch zusätzlich belasten.
Vermehrte Unterbrechungen und erweiterte Erreichbarkeit
Bereits im Büroalltag sind Unterbrechungen und Informationsflut beispielsweise durch E-Mail-Kommunikation weit verbreitet. Mobil Arbeitende sind wie oben erwähnt noch stärker auf verschiedene digitale IKT zur synchronen und asynchronen Teamkommunikation angewiesen. Hier beeinflusst die Art der eigenen Arbeitsaufgabe noch stärker als im Unternehmen vor Ort digital vermittelte Unterbrechungen.
Ist die eigene Arbeitsaufgabe unabhängig von anderen Teammitgliedern, kann eine asynchrone Kommunikation die Anzahl der Störungen und Anfragen reduzieren und so effizienteres Arbeiten und eine Konzentration auf die anstehenden Aufgaben unterstützen. Anders verhält es sich, wenn die eigene Arbeitsaufgabe von Arbeitsergebnissen und Informationen anderer abhängt. Befinden sich alle Teammitglieder vor Ort, können viele Fragen und Informationen auf dem kurzen Weg persönlich geklärt und ausgetauscht werden. Sind die Teammitglieder an unterschiedlichen Arbeitsorten verteilt, verlaufen auch diese kurzen Anfragen über asynchrone Medien wie E-Mail oder Chatprogramme. Dadurch entstehen oft weitere Kommunikation und Klärungsbedarfe. Die digital vermittelte Informationsmenge und die Unterbrechungen können so erheblich zunehmen. Wird der asynchrone Informationskanal nicht durchgehend beachtet, entstehen Wartezeiten. Der Versuch, solche Verzögerungen bei interdependenten Tätigkeiten gering zu halten, kann zu einer permanenten Konnektivität und Omnipräsenz der digitalen Technologien und Medien führen. Im ungünstigsten Fall kann daraus eine Negativspirale aus übermäßiger Kommunikation und Aufgabenzersplitterung entstehen.
Synchrone digitale Kommunikation und gläserne Person
Während der SARS-CoV-2-Pandemie traten Besprechungen und Workshops über Webkonferenzsysteme verstärkt an die Stelle zuvor präferierter Präsenzformate. Aufgrund von Vorzügen wie der ortsunabhängigen Nutzbarkeit (Netzanbindung vorausgesetzt) sowie einer Kosten- und Zeitersparnis durch Wegfall von Reisetätigkeiten ist zu erwarten, dass diese auch weiter stark für Arbeitsbelange genutzt werden. Eine direkte Face-to-Face-Kommunikation wird jedoch als wichtiger Baustein zum Beziehungs- und Vertrauensaufbau im Arbeitsumfeld diskutiert. Beides sind wichtige Faktoren für den professionellen Austausch und die soziale Unterstützung. Bei der Arbeit von zu Hause und an anderen Orten ist der soziale (Arbeits-)Raum unterbrochen. Hier besteht das Risiko fehlender sozialer Unterstützung und einer verringerten Einbindung ins Team. Daher können Webkonferenzsysteme gerade für mobiles Arbeiten ein wichtiges Tool zur virtuellen Teamkommunikation und zum synchronen Austausch in Projekten sein. Allerdings können durch die Technologienutzung nur geplante Treffen unterstützt werden. Das informelle Treffen in der Teeküche ersetzen sie (noch) nicht. Zudem zeigt sich nach der anfänglichen Begeisterung, eine Alternative zu physischen Besprechungen zu haben, dass Webkonferenzsysteme andere Aufmerksamkeitsanforderungen an die Teilnehmenden stellen. Und wenn an virtuellen Besprechungen von zu Hause oder anderen Orten teilgenommen wird, ist dies für alle Teilnehmenden häufig am Hintergrund (bzw. der Ausblendung desselben) zu erkennen. Wird dies als Beeinträchtigung der eigenen Privatsphäre wahrgenommen, kann es gerade in mobil Arbeitenden das Gefühl hervorrufen, eine gläserne Person zu sein.
Vorteile nutzen, Risiken mindern
Mobiles Arbeiten wird auch als inspirierend und befreiend charakterisiert. Je nach selbstgewähltem Arbeitsort kann Ruhe und Konzentration gefördert werden. Pendelzeiten können eingespart werden und so die Vereinbarkeit von Beruflichem und Privatem unterstützen. Diese Vorteile mobilen Arbeitens gilt es, gezielt für Beschäftigte und Unternehmen zu nutzen. Bedeutsam hierfür ist ein geteiltes Verständnis über die jeweiligen Belastungen im Management und bei den Beschäftigten. Eine gemeinsame Entwicklung von konkreten Lösungen insbesondere auf Teamebene kann dabei sehr hilfreich sein.
Die Verantwortung für eine angemessene Ausstattung mit geeigneten mobilen Geräten obliegt dem Unternehmen. Ein guter technischer Support sowie eine organisationale Unterstützung auch für Beschäftigte an mobilen Arbeitsorten sind eine wichtige Ergänzung. Arbeitsmittel, Umgebung und Aufgabe sollten aufeinander abgestimmt sein.
Wird das Potenzial digitaler Technologien zur Teamkommunikation genutzt, kann dies sozialer und professioneller Isolation entgegengenwirken. Klare, nachvollziehbare und explizite Regeln und Normen zum Gebrauch digitaler Technologien und Medien und zur erwarteten Erreichbarkeit unterstützen eine gesunde Kommunikation innerhalb des Unternehmens beziehungsweise innerhalb eines Teams. Die Nutzung verschiedener Informationskanäle sollte an die Kommunikationsbedürfnisse angepasst sein, um Unterbrechungen und der Informationsflut entgegenzuwirken. Der geeignete Kommunikationskanal richtet sich nach Aktualität, Notwendigkeit und Umfang der zu teilenden Informationen sowie nach der Anzahl der Teilnehmenden.
Webkonferenzsysteme bilden eine gute Möglichkeit, die synchrone Kommunikation in räumlich verteilten Teams zu gewährleiten. Dabei sollte der Aufwand für die Einrichtung und Teilnahme an virtuellen Besprechungen nicht unterschätzt werden. So empfiehlt es sich, Vor- und Nachbereitungszeiten gezielt einzuplanen und auch bewusst Pausen zu integrieren.
Eine regelmäßige Anwesenheit im Unternehmen erleichtert den Kontakt mit der Führungskraft und den Austausch mit Kolleginnen und Kollegen. Je ausgeprägter das Arbeiten von verschiedenen Orten im Arbeitsteam ist, desto mehr Bedeutung gewinnt es, um Kommunikation und Informationsfluss bewusst im Unternehmen zu gestalten. Auch gemeinsame Veranstaltungen und teambildende Maßnahmen in Präsenz sind bei verstärkter Mobilität eine gute Möglichkeit, um den Zusammenhalt und die soziale Unterstützung im Team zu stärken.
Interessenkonflikt: Das Autorenteam gibt an, dass keine Interessenkonflikte vorliegen.
Literatur
Tegtmeier P, Certa M, Wischniewski S: Informationsbezogene Tätigkeiten. In: Tisch A, Wischniewski S (Hrsg.): Sicherheit und Gesundheit in der digitalen Arbeitswelt. Baden-Baden: Nomos, im Erscheinen, S. 9–43.
Weber C, Tegtmeier P, Sommer S, Tisch A, Wischniewski S: Kriterien einer menschengerechten Gestaltung von Arbeit in der digitalisierten Arbeitswelt. In: Tisch A, Wischniewski S (Hrsg.): Sicherheit und Gesundheit in der digitalen Arbeitswelt. Im Erscheinen, S. 131–180.
Gimpel H, Berger M, Lanzl J et al.: Prävention für sicheres und gesundes Arbeiten mit digitalen Technologien. Abschlussbericht des Verbundprojektes PräDiTec. Augsburg: Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik FIT, Projektgruppe Wirtschaftsinformatik, 2021.
Backhaus N, Tisch A, Kagerl C, Pohlan L: Arbeit von zuhause in der Corona-Krise: Wie geht es weiter? Dortmund: BAuA, 2020.
Gimpel H, Lanzl J, Regal C et al.: Gesund digital arbeiten?! Eine Studie zu digitalem Stress in Deutschland. Augsburg, Dortmund: Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik FIT, Projektgruppe Wirtschaftsinformatik, Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin, 2019.
doi:10.17147/asu-1-198098
Weitere Infos
BAuA: Chancen und Risiken ortsflexibler Arbeit und Empfehlungen zur gesundheitsförderlichen Gestaltung
www.baua.de/Mobile-Arbeit
PräDiTec: Prävention für sicheres und gesundes Arbeiten mit digitalen Technologien
https://gesund-digital-arbeiten.de
DGUV: Arbeiten im Homeoffice – nicht nur in der Zeit der SARS-CoV-2-Epidemie
https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/
article/3925
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Kernaussagen
Tipps für mobiles Arbeiten:
Koautor
Dr. Sascha Wischniewski
Gruppenleiter Fachgruppe „Human Factors, Ergonomie“, Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin, Dortmund
wischniewski.sascha@baua.bund.de
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