Einleitung
Die zunehmende Flexibilisierung der Arbeit durch Verbesserungen im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologie, zum Beispiel papierloses Arbeiten, Arbeiten in der Cloud und Breitband-Datenübertragung, haben das Arbeiten im Homeoffice begünstigt. Die SARS-CoV-2-Pandemie hat diesen Veränderungsprozess jetzt noch erheblich beschleunigt. Homeoffice wurde zu Beginn der pandemiebedingten Kontaktbeschränkungen im Frühjahr 2020 in den Unternehmen teilweise sehr kurzfristig eingeführt oder deutlich ausgeweitet (Bellmann et al. 2020; Hoffmann et al. 2020). Viele Unternehmen, die Homeoffice in der SARS-CoV-2-Pandemie nutzen, wollen dieses Arbeitsmodell auch danach weiterführen (Backhaus et al. 2020). Zur nachhaltigen Kontaktreduktion und zur Eindämmung des Infektionsgeschehens im Rahmen der SARS-CoV-2-Pandemie wird Homeoffice in vielen Unternehmen derzeit auch dauerhaft ausgeführt.
Die relativ kurzfristige Einführung oder erweiterte Nutzung von Homeoffice hat jedoch teilweise dazu geführt, dass das Arbeiten im Homeoffice nicht gut vorbereitet werden konnte und die Umsetzung gerade zu Beginn nicht optimal erfolgte. So fehlte es an ausreichenden und konkreten Vereinbarungen. Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen und Qualifizierungsmaßnahmen wurden nicht im erforderlichen Umfang durchgeführt. Ergonomische und technische Anforderungen an den Arbeitsplatz, die Arbeitsmittel und die Datenverbindung wurden nicht ausreichend umgesetzt.
Rechtliche Einordnung
Für mobiles Arbeiten und Homeoffice gelten alle staatlichen Arbeitsschutzregelungen (bis auf die Arbeitsstättenverordnung) und das DGUV-Regelwerk. Von besonderer Bedeutung sind das Arbeitsschutzgesetz und das Arbeitszeitgesetz. Aus dem Arbeitsschutzgesetz ergibt sich die Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung und zum Angebot der arbeitsmedizinischen Vorsorge. Im Arbeitszeitgesetz sind beispielsweise Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten sowie Beschränkungen bezüglich Sonn und Feiertagsarbeit geregelt (s. auch die Beiträge von Aligbe und Holtstraeter in diesem Heft).
Mobiles Arbeiten im Homeoffice fällt jedoch, im Gegensatz zur Telearbeit, nicht unter den Anwendungsbereich der Arbeitsstättenverordnung. Somit ist beim Arbeiten im Homeoffice auch der Anhang 6 der Arbeitsstättenverordnung „Maßnahmen zur Gestaltung von Bildschirmarbeitsplätzen“ nicht anwendbar (s. auch Tabelle 1).
Voraussetzungen
Nicht immer ist Homeoffice möglich. Ob Homeoffice in einem Unternehmen eingeführt wird, hängt stark von der ausgeübten Tätigkeit ab. Gerade bei höher qualifizierten Tätigkeiten wie zum Beispiel „Wissensarbeit“ und bei Führungskräften ist räumlich flexibles Arbeiten und Arbeiten im Homeoffice relativ einfach umsetzbar. Bei anderen Tätigkeiten beispielsweise auf der Baustelle oder bei Fließbandarbeit in der Produktion ist Homeoffice nicht möglich. Zwischen diese beiden „Polen“ existiert jedoch ein weites Spektrum von Tätigkeiten, bei denen zumindest teilweise Homeoffice realisierbar ist. Letztendlich spielt die bestehende Unternehmenskultur eine große Rolle, ob Homeoffice erwünscht ist.
Gelegentlich sind auch die individuellen Voraussetzungen für Homeoffice nicht gegeben. Bei den Beschäftigten im Homeoffice sind Kompetenzen wie Selbststeuerung, Selbstorganisation, Abgrenzungsfähigkeit und Zeitmanagement gefragt. Es kann jedoch auch private Gründe geben, warum Beschäftigte nicht im Homeoffice arbeiten wollen oder können (z. B. fehlende räumliche Voraussetzungen, fehlende Abgrenzungsmöglichkeiten bzw. Abgrenzungsfähigkeiten oder Verstärkung der sozialen Isolation).
Bei den Führungskräften erfordert Homeoffice ein angepasstes Führungsverständnis (Führen auf Distanz). Dieses sollte geprägt sein von Vertrauen und guter Kommunikation. Auch indirekte Steuerungsformen wie Führen über Ziele können als Führungsstrategien genutzt werden (s. „Weitere Infos“). Fehlende Kompetenzen sollten im Rahmen von Fortbildungs- und Qualifizierungsmaßnahmen – idealerweise vor der Einführung von Homeoffice – erworben werden.
Die Teilnahme am Arbeitsmodell Homeoffice sollte auf einem beiderseitigen Einverständnis basieren.
Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz
Auch im Homeoffice ergibt sich für das Unternehmen aus dem Arbeitsschutzgesetz die Verpflichtung, alle notwendigen Maßnahmen zum Arbeitsschutz zu ergreifen. Hierzu gehören zum Beispiel eine Gefährdungsbeurteilung (inklusive der Beurteilung psychischer Belastungen), Unterweisungen und die arbeitsmedizinische Vorsorge. Aufgrund der besonderen Situation des Arbeitens in der häuslichen Umgebung erfordert die Gefährdungsbeurteilung meist jedoch andere Herangehensweisen als sonst üblich.
Arbeitsmittel
Der Betrieb stellt für das Arbeiten im Homeoffice in der Regel mindestens ein mobiles Endgerät zur Verfügung, ist jedoch nicht automatisch zur Bereitstellung von Mobiliar, Beleuchtung, weiteren Arbeitsmitteln und Kommunikationstechnik verpflichtet. Er muss aber im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung dafür sorgen, dass die vorhandenen Arbeitsmittel im Homeoffice sicher, geeignet und ergonomisch gestaltet sind. Er kann gegebenenfalls geeignete Arbeitsmittel bereitstellen. Prinzipiell sind im Homeoffice die gleichen ergonomischen Gestaltungshinweise anzuwenden, wie sie für Büro- und Bildschirmarbeitsplätze im Unternehmen gelten (s. „Weitere Infos“). In Abhängigkeit von der Art und Dauer der Tätigkeit im Homeoffice werden unterschiedliche Mindestempfehlungen für die mobilen Endgeräte und die Ausgestaltung und Einrichtung des Arbeitsplatzes gegeben (DGUV 2020). Weitere hilfreiche Informationen finden sich in einer Fachinformation der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) zum Homeoffice (s. „Weitere Infos“).
Unterweisungen
Unterweisungen müssen auch bei der Tätigkeit im Homeoffice vor Aufnahme der Tätigkeit erfolgen und in regelmäßigen Abständen wiederholt werden. Die Unterweisungen sollten folgende Themen umfassen:
Das übersichtliche Faltblatt der VBG „Gesund arbeiten am PC“ (s. „Weitere Infos“) vermittelt grundlegende Hinweise zur ergonomischen Arbeitsplatzgestaltung. Es kann im Rahmen von Unterweisungen genutzt werden.
Arbeitsmedizinische Vorsorge
Für Beschäftigte im Homeoffice ist eine arbeitsmedizinische Vorsorge für „Tätigkeiten an Bildschirmgeräten“ anzubieten. Es handelt sich dabei um eine Angebotsvorsorge. Unabhängig von der Angebotsvorsorge ist auf Wunsch der Beschäftigten, insbesondere wenn tätigkeitsbezogene Gesundheitsbeschwerden bestehen, eine Wunschvorsorge zu ermöglichen. Bei der arbeitsmedizinischen Beratung von Beschäftigten im Homeoffice sind folgende Probleme häufig von Bedeutung:
Bei dauerhafter Tätigkeit im Homeoffice können auch telemedizinische Anwendungen die arbeitsmedizinische Beratung (z. B. betriebsärztliche Sprechstunde) oder arbeitsmedizinische Vorsorge unterstützen. Eine Übersicht zur Anwendung von Telemedizin in der betriebsärztlichen Betreuung findet man in einem Factsheet der VBG (s. „Weitere Infos“).
Wenn Beschäftigte sehr lange oder dauerhaft im Homeoffice arbeiten, sollte geklärt werden, wie sie an betrieblichen Maßnahmen teilnehmen können, die nur im Unternehmen angeboten werden. Hier sind insbesondere Maßnahmen im Rahmen des betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) und Gesundheitsmanagements (BGM) zu nennen. Weiterhin sollte sichergestellt sein, dass die Arbeit im Homeoffice berufliche Entwicklungsmöglichkeiten und Karrierechancen nicht behindert.
Aus diesen Gründen, aber auch um den sozialen Austausch und informelles Lernen zu ermöglichen, ist ein Wechsel zwischen Homeoffice und Bürotagen zu empfehlen.
Psychische Belastungen
Arbeitszeit
Über mobile Endgeräte sind Beschäftigte quasi rund um die Uhr erreichbar, haben aber umgekehrt auch die Möglichkeit, flexibler zu arbeiten und die Arbeitszeit beispielsweise mehr in die Abendstunden zu verlagern und stattdessen tagsüber eine Bewegungseinheit einzubauen oder sich der Kinderbetreuung zu widmen. Auch das Arbeiten am Wochenende oder mal schnell zwischendurch ist problemlos möglich. Diese Vorteile bringen jedoch auch das Risiko einer mangelnden Erholung mit sich.
Erreichbarkeit und Entgrenzung
Die ständige Erreichbarkeit in Verbindung mit dem Arbeitsplatz im häuslichen Umfeld birgt das Risiko der Entgrenzung, das heißt einer unzureichenden Abgrenzung von Arbeits- und Privatleben. Den Beschäftigten fällt es zum Teil schwer, nach der Arbeit ausreichend abzuschalten. Um den Problemen von Entgrenzung und ständiger Erreichbarkeit vorzubeugen, helfen ein fest eingerichteter Arbeitsplatz an einem ruhigen Platz in der Wohnung sowie innerhalb der Familie vereinbarte Regeln. Diese Regeln können jedoch in der derzeitigen SARS-CoV-2-Pandemie je nach Lebenssituation (z. B. bei Homeschooling der Kinder) immer wieder an ihre Grenzen kommen. Empfehlenswert sind weiterhin betriebliche Vereinbarungen über die erforderliche Erreichbarkeit im Homeoffice. Es kann hilfreich sein, digitale Kommunikationsregeln aufzustellen (am besten gemeinsam im Team), in denen festgelegt wird, wann Mails verschickt werden (z. B. nicht nachts oder am späten Abend) und wie schnell und zu welchen Zeiten eine Reaktion erwartet wird.
Interessierte Selbstgefährdung
Bei einer entsprechenden individuellen Disposition kann es bei den Beschäftigten im Homeoffice zur so genannten interessierten Selbstgefährdung kommen. Dies bedeutet, dass die Beschäftigten gegen die eigene Gesundheit arbeiten, mit dem Ziel, den beruflichen Erfolg zu steigern. Bestimmte Unternehmensstrukturen (z. B. Führen durch Ziele) in Verbindung mit unternehmerischen Herausforderungen oder auch offenen oder versteckten Erwartungshaltungen aus den Unternehmen begünstigen dieses gesundheitsgefährdende Verhalten.
Soziale Isolation
Bei länger dauernder Arbeit im Homeoffice kann es durch den Mangel an sozialen Kontakten zur sozialen Isolation kommen. Gerade die vielen kurzen informellen (oft nicht sachbezogenen) Gespräche am Arbeitsplatz scheinen besonders zu fehlen. Mit ihnen fehlen insbesondere auch emotionale Unterstützung und Wertschätzung und somit wichtige Ressourcen für die Gesundheit der Beschäftigten. Angemessene technische Informations- und Kommunikationsmedien sowie ein benutzerfreundlicher technischer Support sind wichtige Voraussetzungen für eine tragende Kommunikation aus dem Homeoffice. Eine regelmäßige Kommunikation (möglichst über „angereicherte“ Medien wie Telefon oder Videokonferenz anstatt über E-Mail) kann helfen, die soziale Unterstützung zu erhalten (Lengen et al. 2020).
Eine gesundheitsgerechte Unternehmenskultur und ein verantwortungsvolles und gesundheitsförderliches Führungsverhalten können psychischen Belastungen vorbeugen. Informationen über gesundes und gesundheitsgefährdendes Verhalten in Verbindung mit einem individuellen Beratungs- beziehungsweise Coaching-Angebot können den Beschäftigten helfen, Belastungen zu minimieren und individuelle Bewältigungsstrategien zu entwickeln.
Zusammenfassung
Betriebsärztinnen und -ärzte sollten den Einführungsprozess von Homeoffice im Unternehmen aktiv begleiten und im weiteren Verlauf sowohl den Betrieben als auch den Beschäftigten als kompetente Beratende zur Verfügung stehen. Durch die kurzfristige Einführung von Homeoffice im Rahmen der pandemiebedingten Kontaktbeschränkungen sind vielerorts initial nur unzureichende Vorbereitungen getroffen worden und die Umsetzung ist nicht optimal erfolgt. Nun gilt es, die teilweise aus der Not geborenen Übergangslösungen zu evaluieren und gegebenenfalls zu optimieren. Gerade in größeren Unternehmen ist dies unter betriebsärztlicher Beteiligung häufig schon effektiv erfolgt, und es wurden zahlreiche Unterstützungsangebote etabliert.
Bei der Einführung von Homeoffice sollten möglichst frühzeitig die Weichen gestellt werden, damit das Arbeitsmodell „Homeoffice“ gesundheitsgerecht, nachhaltig und mit einer hohen Arbeitszufriedenheit umgesetzt werden kann. Zur Orientierung können die Fragen zur optimalen Einführung von Homeoffice (s. Infokasten) herangezogen werden.
Beim Arbeiten im Homeoffice ist es besonders wichtig, die Gesundheitskompetenz der Beschäftigten zu stärken. Sie sollten in der Lage sein, ihren Arbeitsplatz zu Hause zu beurteilen und den Arbeitsplatz und ihre Tätigkeit gesundheitsgerecht zu gestalten. Hierbei stehen idealerweise die Betriebsärztin oder der Betriebsarzt sowie die Fachkraft für Arbeitssicherheit beratend und unterstützend zur Verfügung.
Die aktuelle Regelung, dass Homeoffice zur mobilen Arbeit gehört, gilt entsprechend der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzregel des BMAS nur für den Zeitraum der Pandemie. Soll Homeoffice nach Beendigung der Pandemie langfristig weiter fortgeführt werden, muss die Situation neu bewertet werden. Hilfreich und sinnvoll wären eine generelle arbeitsschutzrechtliche Einordnung und Regelung von Homeoffice durch den Verordnungsgeber.
Interessenkonflikt: Der Erstautor und seine Koautorin geben an, dass keine Interessenkonflikte vorliegen.
Literatur
Backhaus N, Tisch A, Kagerl C, Pohlan L: Arbeit von zuhause in der Corona-Krise: Wie geht es weiter? (baua: Bericht kompakt). Dortmund: Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin, 1. Aufl., 2020. https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Bericht-kompakt/Homeoffic… (zuletzt abgerufen am 14.01.2021).
Bellmann L, Gleiser P, Kagerl C et al.: Potenzial für Homeoffice noch nicht ausgeschöpft. (IAB-Forum 21. Dezember 2020). https://www.iab-forum.de/potenzial-fuer-homeoffice-noch-nicht-ausgescho… (zuletzt abgerufen am 14.01.2021).
BMAS: SARS-CoV-2-Arbeitsschutzregel. GMBl 2020; 24: 484–495.
DGUV: Arbeiten im Homeoffice – nicht nur in der Zeit der SARS-CoV-2-Epidemie (FBVW-402). Berlin: Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung, 2020. https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/3925 (zuletzt abgerufen am 14.01.2021).
Hofmann J, Piele A, Poele C: Arbeiten in der Corona-Pandemie – Auf dem Weg zum New Normal. (Studie des Fraunhofer IAO in Kooperation mit der Deutschen Gesellschaft für Personalführung DGFP e. V.), 2020. http://publica.fraunhofer.de/eprints/urn_nbn_de_0011-n-5934454.pdf (zuletzt abgerufen am 14.01.2021).
Lengen JC, Kordsmeyer AC, Rohwer E, Harth V, Mache S: Soziale Isolation im Homeoffice im Kontext der COVID-19-Pandemie. Zbl Arbeitsmed 2020. https://www.springermedizin.de/covid-19/soziale-isolation-im-homeoffice… (zuletzt abgerufen
am 14.01.2021).
Weitere Infos
Bildschirm- und Büroarbeitsplätze – Leitfaden für die Gestaltung (DGUV Information 215-410)
www.vbg.de/SharedDocs/Medien-Center/DE/Broschuere/Themen/Bildschirm_und…
DGUV Forum 8/2020, Schwerpunkt Homeoffice
https://forum.dguv.de/ausgabe/8-2020
Empfehlungen des Ausschusses für Arbeitsstätten (ASTA) zur Abgrenzung von mobiler Arbeit und Telearbeitsplätzen, Bundesministerium für Arbeit und Soziales, 2017
www.baua.de/DE/Aufgaben/Geschaeftsfuehrung-von-Ausschuessen/ASTA/pdf/Mo…
Führen durch Ziele – Chancen und Risiken indirekter Steuerung (VBG Fachwissen)
www.vbg.de/SharedDocs/Medien-Center/DE/Broschuere/Themen/Gesundheit_im_…
Gesund arbeiten am PC (VBG-Info)
www.vbg.de/SharedDocs/Medien-Center/DE/Broschuere/Themen/Bildschirm_und…
Telemedizin in der betriebsärztlichen Betreuung – eine sinnvolle Ergänzung (VBG Factsheet)
www.vbg.de/SharedDocs/Medien-Center/DE/Broschuere/Themen/Arbeitsschutz_…
Begriffsdefinitionen
Homeoffice
„Homeoffice“ ist kein klar definierter Begriff. Der Begriff wird in der Regel für die Erledigung beruflicher Aufgaben mit Hilfe mobiler Endgeräte (z.B. Smartphone, Tablet oder Notebook) im privaten Umfeld verwendet. Eine erste Definition findet sich in der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzregel (BMAS 2020). Das Arbeiten im Homeoffice während der Pandemie gehört demnach zur mobilen Arbeit. Die SARS-CoV-2-Arbeitsschutzregel gilt nur für den gemäß §5 Infektionsschutzgesetz festgestellten Zeitraum der epidemischen Lage von nationaler Tragweite (SARS-CoV-2-Pandemie).
Mobile Arbeit
Unter mobiler Arbeit versteht man das Arbeiten von beliebigen Orten außerhalb des Betriebsgeländes (z.B. im Außendienst, auf Dienstreisen, in öffentlichen Verkehrsmitteln oder im Hotel), meist mit mobilen Endgeräten. Die mobile Arbeit ist wiederum abzugrenzen von der Telearbeit.
Telearbeit
Bei Telearbeit wird in der Regel Büroarbeit über eine IT-gestützte Datenverbindung mit dem Unternehmen in den privaten Räumlichkeiten erbracht. Bei einem Telearbeitsplatz handelt es sich, im Gegensatz zur mobilen Arbeit, um einen fest eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz in den privaten Räumlichkeiten. Telearbeit unterliegt der Arbeitsstättenverordnung. Das Unternehmen ist für die Einrichtung und Ausstattung des Bildschirmarbeitsplatzes (einschließlich Arbeitstisch und Arbeitsstuhl) verantwortlich. Es besteht eine vertragliche Vereinbarung über die Dauer der Telearbeit, die wöchentliche Arbeitszeit
und die benötigte Ausstattung des Telearbeitsplatzes (z. B. Mobiliar, Arbeitsmittel und IT-gestützte Datenverbindung).
Alle drei oben genannten Arbeitsformen können im Wechsel mit Büroarbeit im Unternehmen kombiniert werden. Insbesondere Telearbeit ist aufgrund der vorgeschriebenen vertraglichen Regelung und der meist besseren Ausstattung des Arbeitsplatzes für ein langfristiges Arbeiten von zu Hause aus geeignet.
Fragen zum Homeoffice
– Aufteilung von Homeoffice und Präsenz im Unternehmen
– Arbeitszeit (Verteilung, Erfassung, Erreichbarkeit und Reaktionszeiten)
– Umfang von Arbeit im Homeoffice
– Ausstattung mit Endgeräten und weiteren Arbeitsmitteln
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