Warum Homeoffice?
Von einem Homeoffice spricht man, sofern Arbeitgeber, Freelancer oder Arbeitnehmer dienstliche Aufgaben in ihren privaten vier Wänden verrichten. Für die Arbeit im Homeoffice kann es vielfältige Gründe geben. Aus Arbeitnehmersicht kann das Homeoffice Vorteile bieten, zum Beispiel durch Vermeidung langer Arbeitswege, bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf, bessere Work-Life-Balance in zeitlicher Hinsicht, mehr Ruhe oder mehr Flexibilität. Die Effektivitätsverbesserung auf Seiten der Beschäftigten kommt regelmäßig auch dem Unternehmen in Form von Motivations- und Leistungssteigerung zugute. Außerdem können Kosteneinsparungen bei Büro und Einrichtung erzielt, vorübergehende Sperrung oder Nichtnutzbarkeit des Stammbüros überbrückt und in COVID-19-Zeiten nicht zuletzt auf diesem Wege der Fürsorgepflicht durch verbesserten Infektionsschutz nachgekommen werden.
Was ist ein Homeoffice?
Nur für die häusliche Arbeit in Form von Telearbeit besteht eine allgemeinverbindliche Legaldefinition. Telearbeitsplätze sind gem. § 2 Absatz 7 Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat. Die Telearbeit ist indes nur eine von vielen denkbaren Formen mobiler Arbeit, zu der auch die ohne konkrete Absprache geleistete häusliche Arbeit zählt, die arbeitgeberseitig toleriert auf freiwilliger Basis geleistet wird.
Eine erste Begriffsklärung zum Homeoffice findet sich in der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzregel (Gemeinsames Ministerialblatt [GMBl] 2020 S. 484-495, 2.2 (3)): „Homeoffice ist eine Form des mobilen Arbeitens. Sie ermöglicht es Beschäftigten, nach vorheriger Abstimmung mit dem Arbeitgeber zeitweilig im Privatbereich, zum Beispiel unter Nutzung tragbarer IT-Systeme (zum Beispiel Notebooks) oder Datenträger, für den Arbeitgeber tätig zu sein.“ Dabei stellt Abs. 1 dieser Regel klar, dass hiermit nicht der Telearbeitsplatz i. S. d. der ArbStättV gemeint ist: „Mobiles Arbeiten ist eine Arbeitsform, die nicht in einer Arbeitsstätte gemäß § 2 Absatz 1 ArbStättV (auf dem Gelände eines Betriebes) oder an einem fest eingerichteten Telearbeitsplatz gemäß § 2 Absatz 7 ArbStättV im Privatbereich des Beschäftigten ausgeübt wird, sondern bei dem die Beschäftigten an beliebigen anderen Orten (zum Beispiel beim Kunden, in Verkehrsmitteln, in einer Wohnung) tätig werden.“
Kein Homeoffice per Direktionsrecht
Sieht der Arbeitsvertrag keine Regelungen zum Arbeitsort vor, können Arbeitgeber ihre Beschäftigten nicht ohne weiteres per einseitiger Weisung unter Berufung auf das Direktionsrecht ins Homeoffice schicken. Zwar bedarf es grundsätzlich keiner umfangreicher Formalien zur Vereinbarung eines häuslichen Arbeitsplatzes, jedoch ist mindestens das Einverständnis des Arbeitnehmers erforderlich. Der allgemeine Grundsatz des § 106 Gewerbeordnung (GewO), wonach der Arbeitgeber den Arbeitsort des Arbeitnehmers im Rahmen der bestehenden kollektiv- beziehungsweise einzelvertraglichen Bestimmungen einseitig festlegt, gibt ihm nicht das Recht, über den häuslichen Lebensraum von Beschäftigten zu verfügen. Nach Art. 13 Grundgesetz ist die Wohnung unverletzlich. Ein einseitiges Zugriffrechts der Unternehmen auf die Wohnung als Arbeitsort ist mit dem starken Grundrechtsschutz der Wohnung nicht vereinbar.
Umgekehrt haben auch die Beschäftigten keinen unbedingten Anspruch auf Genehmigung der gewünschten Verlagerung ihrer Tätigkeit ins Homeoffice, soweit nicht ausnahmsweise ein Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung ihnen dieses Recht einräumt.3 Zur Vereinbarung von Arbeit im Homeoffice bedarf es also mindestens eines mündlichen Vertrages zwischen den Tarifpartnern beziehungsweise der Ergänzung des Individualarbeitsvertrags. Sie sollte möglichst in schriftlicher Form erfolgen und neben Fragen des Kostenersatzes auch arbeitsschutz- und datenschutzrechtliche Aspekte beinhalten.
Zusatzvereinbarung Homeoffice
Eine Vertragsergänzung könnte beispielsweise wie nachfolgend lauten:
Telearbeiters genannten Schutzvorschriften zu beachten.
Homeoffice in der Pandemie
Die besondere betriebliche Situation der Tarifpartner in der COVID-19-Pandemie kann beiden Seiten ein Recht auf (vorübergehende) Änderung des Arbeitsvertrags wegen Wegfalls der bisherigen Geschäftsgrundlage (§ 330 Bürgerliches Gesetzbuch [BGB]) geben. Dies kann sowohl Ausdruck der arbeitgeberseitigen Fürsorgepflicht als auch der wechselseitigen Rücksichtnahmepflichten der Partner des Arbeitsvertrages sein.
Gehört der Beschäftigte zu einer Risikogruppe oder begründen die Tätigkeit in der Betriebsstätte beziehungsweise die besonderen Bedingungen des Arbeitsweges ein erheblich gesteigertes, konkretes Selbst- oder Drittinfektionsrisiko, liegt ein Anspruch auf Verlagerung der Arbeit ins Homeoffice zumindest dann nahe, wenn gegenläufige Interessen des Unternehmens nicht bestehen. Ist Quarantäne angeordnet oder haben Arbeitnehmer betreuungspflichtige Kinder im Alter von unter 12 Jahren
und keine anderweitige, zumutbare Betreuungsmöglichkeit bei geschlossener Kita beziehungsweise Schule, darf der Arbeitnehmer der Arbeit fernbleiben. Kann die Arbeitsleistung im Homeoffice erbracht werden und schafft das Unternehmen die notwendigen Rahmenbedingungen, bleiben die Pflicht zur Erbringung der Arbeitsleistung und der Vergütungsanspruch bestehen. Andernfalls besteht ein Entschädigungsanspruch aus § 56 Infektionsschutzgesetz.
Das Verwaltungsgericht Berlin hat entschieden, der beamtenrechtliche Anspruch auf amtsangemessene Beschäftigung werde nicht durch die Anordnung verletzt, coronabedingt vorübergehend Dienst im Homeoffice zu leisten, selbst wenn sich der Dienst auf eine bloße Rufbereitschaft und Übertragung einzelner Aufgaben beschränke. In Abwägung zwischen der Erfüllung der Fürsorgepflicht und dem Anspruch auf amtsangemessene Beschäftigung dürfe der Dienstherr jedenfalls für einen kurzen Zeitraum von drei Wochen derartige Anordnung einseitig treffen. Dies hat für nichtbeamtete Beschäftigte entsprechend zu gelten, sofern nicht gesonderter Schutzbedarf des Beschäftigten dem entgegensteht.4
Mitbestimmung beim Homeoffice
Bei der grundsätzlichen Entscheidung des Arbeitgebers für oder gegen die Einrichtung von Homeoffice-Arbeitsplätzen hat der Betriebsrat weder ein Initiativ- noch ein Mitbestimmungsrecht. Entscheidet sich das Unternehmen indes für diese Beschäftigungsform, stehen dem Betriebsrat umfangreiche Beteiligungsrechte aus § 87 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) zur Seite. Dies beginnt bereits mit dem Unterrichtungsanspruch über die Errichtungsentscheidung (§ 90 BetrVG), betrifft die Planung und Ausgestaltung der Homeoffice-Arbeitsplätze sowie die einzelvertraglichen Zusatzvereinbarungen mit den Beschäftigten (§ 91 BtrVG) einschließlich des Zustimmungsverweigerungsrechts bei Versetzung.
Das Besichtigungs- und Kontrollrecht des Betriebsrats hat im Homeoffice hinter dem Schutz der Unverletzlichkeit der Wohnung zurückzutreten und kann nur nach freiwilliger Einladung durch die Mitarbeiter wahrgenommen werden. Zwar sind die Gestaltungsverpflichtungen des Arbeitgebers zur Gewährleistung der Arbeitssicherheit sowie des Arbeits- und Gesundheitsschutzes der Beschäftigten nach § 5 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und § 3 ArbStättV im Homeoffice nicht suspendiert5, jedoch müssen die hierzu erforderlichen Informationen gegebenenfalls anderweitig, zum Beispiel durch Befragung der Beschäftigten gewonnen werden. Übrigens gilt auch im Homeoffice das Arbeitszeitgesetz, wonach Arbeitnehmer grundsätzlich nicht mehr als acht Stunden pro Werktag und durchschnittlich höchstens 48 Stunden pro Woche arbeiten dürfen. Insbesondere auf Ruhezeiten ist auch zu Hause zu achten.
Krankmeldung aus dem Homeoffice
Nach § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz sind Arbeitnehmer verpflichtet, dem Unternehmen die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. Dies gilt auch und besonders im Homeoffice. Die Meldung kann per Telefon, Mail, SMS, Whatsapp, Fax usw. erfolgen. Allerdings tragen die Erkrankten das Risiko einer fehlerhaften Datenübermittlung, so dass bei elektronischen Medien ohne Zugangsnachweis Vorsicht geboten ist. Die Krankmeldung ist an den Vorgesetzten direkt oder eine andere vom Unternehmen bestimmte Person zu richten. Eine Meldung an den Betriebsrat oder an die Kollegen ist nicht ausreichend, sie können aber mit der Meldung an den Arbeitgeber beauftragt werden. Selbstverständlich dürfen auch die im Homeoffice Arbeitenden bei unerwarteter Erkrankung während der Kernarbeitszeit zum Arzt gehen, sollten dies aber unbedingt vorher dem Vorgesetzten mitteilen.
Art und Ursache der Arbeitsunfähigkeit sind nur so lange Privatsache, wie keine ansteckenden Krankheiten bestehen, bei denen Arbeitgeber Maßnahmen zum Schutz der Belegschaft treffen müssen. Letzteres ist in der COVID-19-Pandemie der Fall. Waren
jedoch erkrankte Beschäftigte während der Erkrankung im Homeoffice und hatten keinen Kontakt zum Betrieb oder weiteren Beschäftigen, muss die Art der Erkrankung nicht gegenüber dem Unternehmen angezeigt werden. Die Meldepflicht gegenüber dem Gesundheitsamt gilt für Ärzte, Angehörige eines Pflege- oder Heilberufs und Leiter bestimmter Einrichtungen, nicht aber für die Erkrankten.
Die ärztliche Krankschreibung muss auch beim Homeoffice spätestens am vierten Tag der Arbeitsunfähigkeit dem Unternehmen vorliegen. Wochenenden und Feiertage zählen dabei mit. Allerdings können Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereits ab dem ersten Tag der Krankmeldung verlangen. Auch dann reicht es, die Bescheinigung einzuscannen und zu mailen. Verlangt ein Unternehmen das Original, kann es zu einem späteren Zeitpunkt nachgereicht werden. Abweichendes kann sich aus Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder dem Einzelarbeitsvertrag ergeben.
Übrigens, aus der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung des Arztes oder einer Quarantäneanordnung der Behörde folgt kein Tätigkeits- oder Beschäftigungsverbot. Auch der Versicherungsschutz wird hierdurch nicht berührt. Sobald Beschäftigte sich wieder arbeitsfähig fühlen, können sie – ohne dazu verpflichtet zu sein – im Homeoffice arbeiten.
Unfallversicherungsschutz während der Tätigkeit
Sozialversicherungsrechtlich bestehen für zu Hause Arbeitende grundsätzlich keine Besonderheiten6. Dies gilt grundsätzlich auch für die gesetzliche Unfallversicherung. Verrichten Personen dienstliche Aufgaben im Rahmen eines abhängigen Beschäftigungsverhältnisses sind sie gem. § 2 I Nr. 1 Sozialgesetzbuch (SGB) VII Versicherte. Es besteht gegenüber den Gefahren aus der ausgeübten Tätigkeit derselbe Unfallversicherungsschutz wie für Beschäftigte auf der Betriebsstätte.
Zu Hause Tätige sind indes nicht in gleichem Maße in die Arbeitsorganisation des Unternehmens eingebunden und nicht gezwungen, ihre Tätigkeit in arbeitgeberseitig bestimmten und gestalteten Räumlichkeiten zu erbringen. Aus diesem Umstand ergeben sich Wertungsunterschiede und Abgrenzungsprobleme zu unversicherten Risiken beziehungsweise privatwirtschaftlichen Ursachen. Die Grenzen des Unfallversicherungsschutzes im Einzelfall bestimmen sich im Homeoffice stringent nach der durch objektive Umstände belegten Handlungstendenz des Versicherten. Soweit und solange die unfallbringende Handlung fremdbestimmt, also auf Erledigung der arbeitsvertraglich geschuldeten Tätigkeiten ausgerichtet ist, oder in unmittelbarem Betriebsinteresse geschieht, greift der gesetzliche Versicherungsschutz (s. auch Holtstraeter 2019).
Dies ist nicht auf die Wohnung beschränkt. Stehen beispielsweise die Server im Keller und muss dort betriebsbedingt ein Steuerungseingriff erfolgen, so ist dies vom Versicherungsschutz erfasst. Andererseits bleiben – wie auf der Betriebsstätte – privatmotivierte Handlungen versicherungsrechtlich außen vor, auch wenn sie während der Arbeitszeit und/oder am Arbeitsplatz erfolgten, wie zum Beispiel ein privater Anruf, Nahrungsaufnahme oder andere eingeschobene private Verrichtungen.
COVID-19 ist von der WHO zur Pandemie erklärt worden und stellt damit eine Allgemeingefahr dar. Eine Anerkennung der Infektion als Arbeitsunfall kommt trotzdem in Betracht, wenn die Infektion nachweislich auf eine mit dem Virus infizierte Person („Indexperson“) zurückzuführen ist. Dies setzt einen intensiven beruflichen Kontakt mit einer oder mehreren Indexpersonen voraus, was im Homeoffice selten relevant sein sollte. Für die Berufsgruppe der in Gesundheitsdienst, Wohlfahrtspflege oder einem Laboratorien Tätigen, kann eine COVID-19-Erkrankung grundsätzlich als Berufskrankheit Nr. 3101 anerkannt werden. Allerdings muss auch für diese Versicherten eine hohe betriebsbedingte Infektionsgefährdung belegt sein, was im Einzelfall bei zeitweisem Einsatz im Homeoffice fraglich sein kann (zu Berufskrankheiten im Homeoffice s. auch Holtstraeter 2020).
Wege von und zum Homeoffice
Der Versicherungsschutz der Homeoffice-Tätigen beginnt mit der ersten konkreten betrieblichen Tätigkeit und endet entsprechend mit Aufgabe oder Unterbrechung der betrieblichen Handlungstendenz. Wegeunfallversicherungsschutz nach § 8 II SGB VII ist in der privaten Wohnung nicht darstellbar, wohl aber bei allen Besuchen auf der Betriebsstätte. Der Weg innerhalb der Wohnung zum Beginn der Tätigkeit am Arbeitsplatz ist als Vorbereitungshandlung zu sehen, da private Räume durchquert werden und keine fremdbestimmte Verkehrsgefahr besteht.
Die Wege im Homeoffice oder innerhalb der Wohnung im Zusammenhang mit den Office-Tätigkeiten teilen das Schicksal der Handlungen, die diese Wege bedingen. Versicherungsschutz besteht bei objektivierbarer betrieblicher Handlungstendenz, nicht dagegen bei wesentlich privatwirtschaftlich bedingten Wegen. Daher sind beispielsweise Wege zur Kaffeeküche, Nahrungsaufnahme oder Toilette im Homeoffice nicht vom gesetzlichen Versicherungsschutz erfasst, obgleich entsprechende Wege auf der Betriebstätte versichert wären. Der Grund hierfür liegt in dem Umstand, dass der konkrete Ort der Verrichtungen nicht vom Unternehmen bestimmt und es auf die Sicherung dieser Wege in der Privatwohnung keinen Einfluss hat.
Unsicherheiten bestehen noch in der Frage, ob der einmalige Hin- und Rückweg vom Homeoffice zur Nahrungsaufnahme in einem Restaurant oder zur Versorgung mit Nahrungsmitteln für den alsbaldigen Verzehr ab Haustür als versicherter Weg anerkannt werden kann. Für einen Arbeitnehmer, der neben seinem Vollzeitarbeitsplatz im Betrieb ein Homeoffice für Arbeiten außerhalb der Büroarbeitszeiten unterhielt, hat das Bundessozialgericht dies verneint. Es hat allerdings angedeutet, dass dies möglicherweise für eine ganztätige Arbeit im Homeoffice anders zu entscheiden sei (BSG, Urteil vom 18.06.2013 - B 2 U 7/12 R - BeckRS 2013, 72278, Rn 22). Aus Gleichbehandlungsgründen mit den Arbeitnehmern im Betrieb, denen für diese Wege unstreitig Versicherungsschutz zur Seite steht, sollten Beschäftige im Homeoffice nicht anders behandelt werden. Es gibt keine strukturellen Unterschiede, die rechtfertigen könnten, dieses Risiko für sie auszugrenzen.
Im Homeoffice benachteiligt sind Beschäftigte mit jüngeren Kindern. Verbringen sie die Kinder zur Tagesmutter oder KiTa, stehen sie – anders als die Kinder – nicht unter Versicherungsschutz in der gesetzlichen Unfallversicherung. Der Grund liegt im Wortlaut des § 8 Abs. 2 Nr. 3 SGB VII, der den Schutz auf Verlängerungen des normalen Arbeitswegs zwischen Wohnung und Betriebstätte begrenzt (vgl. dazu auch Holtstraeter 2017). Nachdem die Rechtsprechung die analoge Anwendung der Vorschrift für diese Versicherten verweigert hat (BSG, Urteil vom 30.01.2020 - B 2 U 19/18 R -), bleibt nur die Hoffnung auf alsbaldige Aktivität des Gesetzgebers.
Steuerrechtliche Besonderheiten
Abschließend noch einige steuerrechtliche Hinweise. Dient das Arbeitszimmer nahezu ausschließlich beruflichen Zwecken beziehungsweise der Erzielung von Einkünften, so kann es mit maximal 1250 Euro pro Jahr steuerlich abgesetzt werden, sofern es keinen zumutbaren Arbeitsplatz im Unternehmen gibt. Dies ist zum Beispiel unter anderem für Freelancer, Journalisten, Lehrer, Steuerberater anerkannt.
Aber auch andere Berufsgruppen haben eine Chance auf Anerkennung, wenn der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit im häuslichen Arbeitszimmer liegt. Dies kann ab drei oder mehr Homeoffice-Tagen in der Woche gegeben sein. Hat ein Arbeitgeber während der COVID-19-Pandemie das Homeoffice angeordnet oder dringend angeraten, sollten die Kosten des Arbeitszimmers für diese Zeit von ihm bescheinigt und vom Finanzamt anerkannt werden. Auf jeden Fall können typische Homeoffice-Arbeitsmittel (Schreibtisch, Stuhl, Computer, Smartphone, Drucker, Papier usw.) als Werbungskosten das versteuernde Einkommen senken.
Zudem hat der Gesetzgeber eine Homeoffice-Pauschale für „Arbeiten am Küchentisch“ sowie besondere Entlastungsbeträge unter anderem für Alleinerziehende beschlossen. Sprechen Sie mit ihrem Steuerberater. Es gibt verschiedene Steuerbefreiungen
für aufgrund der Corona-Krise an Arbeitnehmer gezahlte Beihilfen und Unterstützungen.
Interessenkonflikt: Der Autor gibt an, dass kein Interessenkonflikt vorliegt.
Literatur
Holtstraeter R: Betriebswege im häuslichen Bereich“. ASU Arbeitsmed Sozialmed Umweltmed 2019; 54: 655 ff.
Holtstraeter R: Arbeitsplatzexposition der Telearbeiter privatwirtschaftlich? ASU Arbeitsmed Sozialmed Umweltmed 2020; 55: 307ff.
Holtstraeter R: Unfallversicherungsschutz im Homeoffice oder bei Telearbeit ASU Arbeitsmed Sozialmed Umweltmed 2017; 52: 409, 411.
Fußnoten
Weitere Infos:
Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit undSoziales, Entwurf eines Gesetzes zur mobilen Arbeit (MAG) https://www.brak.de/w/files/newsletter_archiv/berlin/2020/2020_589anlag…
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