Arbeitsmedizinische Regeln (AMR)

Einleitung

Arbeitsmedizinische Regeln (AMR) geben den Stand der Arbeitsmedizin und sonstige gesicherte arbeitsmedizinische Erkenntnisse wieder. Sie werden vom Ausschuss für Arbeitsmedizin (AfAMed) ermittelt oder angepasst und vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) im Gemeinsamen Ministerialblatt (GMBl) bekannt gegeben. Sie finden sich auch auf der Homepage des AfAMed (s. Weitere Infos). Bei Einhaltung der AMR kann der Arbeitgeber davon ausgehen, dass die in der AMR konkretisierten Anforderungen der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) erfüllt sind (Vermutungswirkung, § 3 Absatz 1 Satz 3 ArbMedVV). Wählt der Arbeitgeber eine andere Lösung, muss er damit mindestens die gleiche Sicherheit und den gleichen Gesundheitsschutz für die Beschäftigten erreichen.

Im Rahmen dieser Serie werden folgende AMR abgedruckt:

Folge 1: AMR Nr. 1 zu § 5 ArbMedVV Anfor-derungen an das Angebot von arbeitsmedi-zinischen Vorsorgeuntersuchungen (GMBl 35/36 2011, S. 712–713)

Folge 2: AMR Nr. 1 zu § 6 ArbMedVV Fristen für die Aufbewahrung ärztlicher Unterlagen (GMBl 35/36 2011, S. 714–715)

Folge 3: AMR Nr. 2.1 Fristen für die Veranlassung/das Angebot von arbeitsmedizini-schen Vorsorgeuntersuchungen (GMBl 2012, 1285–1291; zuletzt geändert und ergänzt: GMBI 2013, S. 906–907)

Folge 4: AMR Nr. 3.1 Erforderliche Auskünfte/Informationsbeschaffung über die Arbeitsplatzverhältnisse (GMBl 65/66 2012, S. 1291–1293)

Folge 5: AMR Nr. 6.2 Biomonitoring (GMBI 2013, S. 623–628; zuletzt geändert: GMBI 2013, S. 951)

Folge 6: AMR Nr. 13.1 Tätigkeiten mit extremer Hitzebelastung, die zu einer besonderen Gefährdung führen können (GMBl 65/66 2012, 1293–1295)

Der Abdruck der AMR in ASU ist möglich durch die freundliche Genehmigung des Carl Heymanns Verlags – einer Marke von Wolters Kluwer Deutschland. 

Arbeitsmedizinische Regel: „Fristen für die Aufbewahrung ärztlicher Unterlagen“

Bekanntmachung von Empfehlungen von Arbeitsmedizinischen Regeln des BMAS vom 15.09.2011 - IIIb1-36628-1; hier: AMR Nr. 1 zu § 6 ArbMedVV „Fristen für die Aufbewahrung ärztlicher Unterlagen“; inhaltliche Abschrift der im GMBl formulierten Fassung (GMBl Nr. 35/36 vom 27. Oktober 2011, S. 714–715)

Gemäß § 9 Absatz 4 der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) macht das Bundesministerium für Arbeit und Soziales die anliegende vom Ausschuss für Arbeitsmedizin (AfAMed) beschlossene Arbeitsmedizinische Regel (AMR) bekannt:

Die Arbeitsmedizinischen Regeln geben den Stand der Arbeitsmedizin und sonstige gesicherte arbeitsmedizinische Erkenntnisse wieder. Sie werden vom Ausschuss für Arbeitsmedizin (AfAMed) ermittelt bzw. angepasst und vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) im Gemeinsamen Ministerialblatt (GMBl) bekannt gegeben.

Diese AMR konkretisiert im Rahmen ihres Anwendungsbereichs Anforderungen des § 6 Abs. 3 der ArbMedVV. Bei Einhaltung der AMR können der Arbeitgeber und der Arzt insoweit davon ausgehen, dass die entsprechenden Anforderungen der Verordnung erfüllt sind. Wählt der Arbeitgeber oder der Arzt eine andere Lösung, müssen sie damit mindestens die gleiche Sicherheit und den gleichen Gesundheitsschutz für die Beschäftigten erreichen.

Vorbemerkung

Das ärztliche Berufsrecht sieht für ärztliche Unterlagen eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 10 Jahren vor. Bei Tätigkeiten, bei denen nach längeren Latenzzeiten Ge-sundheitsstörungen auftreten können, reicht diese Aufbewahrungszeit nicht aus. Dies gilt v. a. für ärztliche Unterlagen zu Tätigkeiten mit krebserzeugenden Gefahrstoffen (K1 und K2), für die Artikel 15 der Richtlinie 2004/37/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 29. April 2004 über den Schutz der Arbeitnehmer gegen Gefährdung durch Karzinogene oder Mutagene bei der Arbeit eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 40 Jahren vorsieht. Diese AMR gibt dazu die näheren Erläuterungen.

Begriffsbestimmungen und Erläuterungen

Ärztliche Unterlagen im Sinne dieser Regel sind alle Befunddokumentationen, die zur Beurteilung benötigt werden. Dazu gehören auch Fremdbefunde, Befunde von bildgebenden Verfahren, des Biomonitorings und die persönlichen Aufzeichnungen des Arztes, der die Bescheinigung nach § 6 Abs. 3 ArbMedVV ausstellt.

Auch Röntgenaufnahmen oder deren digitale Dokumentation und andere Bilddoku-mentationen sind ärztliche Unterlagen im Sinne dieser Regel, wenn sie zur Verlaufs-beobachtung (z. B. Röntgenthoraxaufnahmen bei Exposition gegenüber silikogenem oder asbesthaltigem Staub) über mehr als 10 Jahre erforderlich sind. Dies gilt auch dann, wenn sie von Ärzten stammen, die der Arzt nach § 7 ArbMedVV aufgrund der bei ihm nicht vorhandenen erforderlichen Fachkenntnisse oder spezieller Anerkennungen oder Ausrüstung hinzugezogen hat.

Hierzu gehört auch die Dokumentation der erforderlichen Auskünfte zu den Arbeits-platzverhältnissen im Sinne des § 3 Abs. 2 ArbMedVV, die

• sich der Arzt vor der Untersuchung nach § 6 Abs. 1 ArbMedVV zu beschaffen hat,
• der Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 S. 3 ArbMedVV zu erteilen hat.

Die Vorsorgekartei nach § 4 Abs. 3 ArbMed-VV gehört nicht zu den ärztlichen Unterlagen im Sinne dieser Regel und ist nicht Gegenstand dieser AMR. Unbeschadet davon gehört eine Kopie der Bescheinigung nach § 6 Abs. 3 ArbMedVV zu den ärztlichen Unterlagen.

Aufbewahren im Sinne dieser Regel ist die Archivierung der ärztlichen Unterlagen in einer Form, die nur den dazu datenschutz-rechtlich befugten Personen (z. B. die betreuenden Betriebsärzte und entsprechend auf den Datenschutz und die Schweigepflicht verpflichtetes medizinisches Assistenzpersonal) Zugang gestattet. Dies gilt auch für die handschriftlichen persönlichen Aufzeichnungen. Eine entsprechende digitale Speicherung ist zulässig.

Fristen

Die ärztlichen Unterlagen zu arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen nach ArbMedVV sind mindestens 40 Jahre nach der letzten Untersuchung aufzubewahren, soweit sie Tätigkeiten mit krebserzeugenden oder erbgutverändernden Stoffen oder Zubereitungen der Kategorie K 1 oder K 2 im Sinne der Gefahrstoffverordnung betreffen.

Darüber hinaus sollten bei Tätigkeiten, die zu Berufskrankheiten gem. Berufskrankheiten-Verordnung (BKV) führen und eine längere Latenzzeit haben können, die ärztlichen Unterlagen von arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen nach ArbMedVV ebenfalls 40 Jahre aufbewahrt werden.

Dies gilt sowohl für Pflichtuntersuchungen nach § 4 ArbMedVV als auch für Angebotsuntersuchungen nach § 5 ArbMedVV oder für Untersuchungen auf Wunsch des Beschäftigten nach § 11 des Arbeitsschutzgesetzes.

Im Übrigen gilt eine Aufbewahrungszeit von zehn Jahren nach der letzten Unter-suchung (Behandlung im Sinne der Berufsordnung).

Sofern der Zeitpunkt bekannt ist, wann die letzte Gefährdung bestanden hat, endet die Aufbewahrungspflicht spätestens am 31. 12. des 40. Jahres danach oder zehn Jahre nach dem Tod des Beschäftigten.

Verantwortlichkeiten

Der Arzt, der die Vorsorgeuntersuchungen durchgeführt hat, ist für die Einhaltung der ärztlichen Schweigepflicht bei der Aufbewah-rung der Unterlagen verantwortlich. Näheres regelt das ärztliche Berufsrecht und das Datenschutzrecht.

Aufgabe des Arbeitgebers ist es, dafür Sorge zu tragen, dass die Unterlagen inner-halb der Frist sicher verwahrt werden und nur für datenschutzrechtlich befugte Personen zugänglich sind.

Diese AMR regelt nicht die Fragen der Verantwortlichkeiten im Falle der Rechtsnachfolge des Arbeitgebers.

Der Arzt informiert den Beschäftigten im Rahmen der Untersuchung bzw. Beratung darüber, dass die ärztlichen Aufzeichnungen, insbesondere auch zur Exposition am Arbeitsplatz, für etwaige Verfahren auf Anerkennung einer Berufskrankheit bedeutsam sein können und deswegen für eine evtl. Verwendung aufbewahrt werden. 

Hinweis: Diese AMR stellt die momentan gültige AMR dar. Die gesamten AMR befinden sich derzeit in Überarbeitung, da sie der Terminologie der neuen ArbMedVV angepasst werden müssen. Nach Veröffentlichung des BMAS werden die neuen Versionen in ASU vorgestellt.